Данная работа предусматривает непрерывный процесс улучшения за счет выявления различных видов потерь и их устранения. Для этого, как сообщил заместитель директора МУ «Управление городского развития и проектной деятельности» Дмитрий Кулагин, на начальной стадии проекта «Бережливый МФЦ» был проведен тщательный анализ. В числе использовавшихся инструментов - соцопросы среди клиентов учреждения, анкетирование персонала. Кроме того в целях получения обратной связи в режиме реального времени внедрены «Лист проблем» и «Лист предложений»: обращающиеся в МФЦ горожане могут не только оставлять на них свои предложения и замечания в адрес работы многофункционального центра, но и за счет проставляемых на листах специальных отметок и записей прослеживать, на какой стадии решения находятся обозначенные ими проблемы. При проведении же производственного анализа большее внимание было уделено хронометражу оказания различных услуг. Самые сложные и продолжительные из них рассматривались по отдельным блокам, с тем чтобы понять, на каких этапах происходят основные потери времени и как их можно минимизировать.
В результате такой аналитической работы уже выявлено 24 крупные проблемы в организации и осуществлении деятельности МФЦ, и сейчас начата работа по ним. В качестве примера того, что уже удалось сделать, Дмитрий Кулагин привел решение вопроса с интернет-связью, для улучшения которой в зареченском многофункциональном центре подключена оптоволоконная линия связи, а с 1 января 2018 года появится отдельный канал передачи данных. На сокращение времени оказания услуг и повышение их качества также направлены запланированные усовершенствования системы коммуникации как с клиентами МФЦ, так и внутри самого учреждения. Они, в частности, связаны с упорядочиванием и визуализацией информации для обращающихся в центр граждан, предоставлением ее в более доступном и наглядном виде. Рассматривается и возможность сокращения времени оказания наиболее продолжительных услуг за счет вынесения за их рамки некоторых процессов, к примеру, копирования и сканирования. Коррективы также предполагается внести в график работы МФЦ, сделав его более клиентоориентированным. Решения требуют и проблемы, связанные с межведомственным взаимодействием, отсутствием унифицированных требований к регламентам и нормативной документации разных уполномоченных органов.
В целом же, как подчеркнул Дмирий Кулагин, по итогам реализации проекта в самом многофункциональном центре должна сформироваться «бережливая» культура, в рамках которой и руководство, и сотрудники зареченского МФЦ будут ориентированы на постоянное совершенствование и внедрение улучшений в работу своего учреждения.
Источник: Официальный сайт Администрации ЗАТО город Заречный Пензенской области
